Systemy Recepcyjne – Korzyści z automatyzacji komunikacji z klientem
Wiele z firm prowadzących różnego rodzaju rezerwacje, nie wykorzystuje nawet w najmniejszym stopniu możliwości, które daje im internet. Firmy takie jak np. zakłady fryzjerskie, czy szkoły z zajęciami dodatkowymi, prowadzi często rezerwacje w tradycyjnych papierowych kalendarzach. Osoby zarządzające takimi przedsiębiorstwami często nie zdają sobie sprawy, w jaki sposób odpowiedni system może im ułatwić funkcjonowanie i zwiększyć zyski. Jakie więc są korzyści płynące z systemów recepcyjnych?
Najczęstsze problemy firm usługowych
Firmy takie jak np. zakłady fryzjerskie, dentyści, prywatne kliniki itp. mają wbrew pozorom wiele podobnych problemów. Te wymienione poniżej, to tylko czubek góry lodowej, lecz pomoże on nam zwizualizować jakie możliwości dają nam systemy recepcyjne.
Niezrealizowane wizyty zmorą przedsiębiorców
Jednym z najczęściej występujących problemów, przy firmach usługowych jest niepojawienie się klienta na umówionej wizycie. Nie jest to złośliwość klienta, lecz najczęstszym powodem jego nieobecności jest to, że po prostu nie pamiętał on o wizycie.
Spotkałem się z różnymi próbami rozwiązania tego problemu. Jeden z przedsiębiorców, z którymi współpracuję, próbował nakładać na klientów kary pieniężne. Oczywiście odstraszał tym klientów, gdyż nie był jedynym zakładem tego typu w mieście, i klient, zamiast płacić karę, wybierał następnym razem po prostu inny zakład.
Rozwiązanie tego problemu przy wykorzystaniu systemu recepcyjnego okazuje się bardzo proste. W firmach, w których występował ten problem, po wprowadzeniu systemu recepcyjnego uruchomiliśmy mechanizm automatycznych przypomnień SMS. Zasada działania jest bardzo prosta. Klient dzień przed wizytą dostaje z systemu automatycznego SMS-a, z przypomnieniem o wizycie. Rezultaty wprowadzenia tego rozwiązania okazały się powalające. Ilość niezrealizowanych wizyt w zakładach, z którymi współpracuje spadła z kilkudziesięciu do zaledwie kilku w ciągu miesiąca. Co przełożyło się na zwiększenie zysków tych firm.
Są oczywiście firmy, które próbują wysyłać takie SMS-y ręcznie. Oczywiście jest to jakieś rozwiązanie, lecz według nie jest ono krótkowzroczne. Ktoś musi wysłać te SMS-y, co oczywiście wiąże się z czasem, który taka osoba musi na to poświęcić, a to przekłada się na koszty, gdyż w tym czasie ta osoba mogłaby zająć się czymś innym.
Umawianie klientów a brak recepcji w zakładzie
Kolejnym z problemów negatywnie wpływającym na wizerunek przedsiębiorstwa, jest problem z umówieniem wizyty.
Częstym problemem w małych zakładach fryzjerskich, czy np. w gabinetach dentystycznych, w których pracuje jedynie właściciel, jest problem z telefonicznym umówieniem się na wizytę. Jeżeli zakład nie ma wydzielonego pracownika recepcji, to właściciel często nie jest w stanie odebrać telefonu od klienta, gdy obsługuje innego. Niestety często przy dużej konkurencji, taki klient może być już stracony.
Jednym z rozwiązań tego problemu jest wprowadzenie rezerwacji online. Umożliwią one klientowi swobodne dokonanie rezerwacji odpowiedniego terminu, nawet w środku nocy, a my możemy zająć się wykonywaniem usług.
Chcę to co ostatnio (pół roku i setki klientów później)
Jednym z problemów, które często pojawiają się, np. w zakładach fryzjerskich jest historia klienta. Często zdarzają się tam przypadki, gdy np. klientka pół roku po poprzedniej wizycie, przychodzi i mów, że chce pomalować włosy na taki sam odcień jak ostatnio. Pół biedy jak sama jest w stanie wskazać konkretny odcień farby, lecz najczęściej tak nie jest.
Ten problem nie występuje, jeżeli korzystamy z systemów recepcyjnych. Przy odpowiednio rozbudowanym systemie, jesteśmy w stanie prowadzić dokładną historię wizyt klienta, wraz z notatkami, które umożliwią nam lepsze świadczenie usług.
Dzięki temu rozwiązaniu, w każdej chwili możemy sprawdzić, jaka usługa była wykonywana dla danego klienta, niezależnie jak dawno to było.
I wiele innych…
To są tylko przykładowe problemy, które rozwiązują systemy recepcyjne. A jak wyglądają koszty utworzenia takiego systemu? Zanim do tego przejdziemy, zapoznajmy się najpierw z typami tych systemów.
Systemy dedykowane
Najbardziej zaawansowanym typem systemów recepcyjnych, są systemy dedykowane. Pozwalają one na zrobienie dosłownie wszystkiego z posiadanymi danymi. Możemy rozwijać system o dowolne funkcjonalności, a ogranicza nas tylko nasza wyobraźnia.
Przy systemach dedykowanych to my decydujemy, gdzie będą przechowywane i przetwarzane nasze dane. Mamy pełen wpływ na funkcjonowanie systemu. Daje nam to pełną niezależność od innych firm. W oprogramowaniu typu SaaS jesteśmy uzależnieni od innych, tutaj natomiast jesteśmy właścicielami całego systemu, co zapewnia nam ciągłość jego funkcjonowania.
Jedynymi minusami tego rozwiązania jest czas potrzebny na stworzenie takiego systemu, jak i wielokrotnie większy budżet.
Jeżeli natomiast mamy czas i odpowiedni budżet, to jest to najlepsze rozwiązanie.
Systemy typu SaaS
Innym typem systemów recepcyjnych, są systemy typu SaaS. Jest to gotowe oprogramowanie, które działa jako usługa w internecie.
Systemy te posiadają dwie główne zalety.
- Cena – Zazwyczaj jest to abonament w wysokości około 50 – 100 zł netto miesięcznie.
- Kwestie techniczne – O ile przy dedykowanych systemach to my odpowiadamy za funkcjonowanie systemu i umieszczenie jego w internecie, o tyle przy systemach typu SaaS to jest to problem usługodawcy. Ma to swoje plusy i minusy.
Główną wadą tych systemów jest ich funkcjonalność. O ile zazwyczaj posiadają dużą ilość różnych opcji, o tyle nie jesteśmy w stanie dodawać własnych.
Inną wadą tych systemów jest ich dostępność. O ile, dopóki wszystko działa, to jest fajnie, o tyle w momencie gdyby firma, z której systemu korzystamy upadła, bądź przestała zajmować się danym systemem i go wyłączyła, to jesteśmy w kropce. Tracimy dostęp do danych i nic z tym nie możemy zrobić. Taka sytuacja natomiast nigdy by się nie zdążyła przy systemie dedykowanym.
Systemy hybrydowe
Czasami możemy mieć do czynienia z systemami hybrydowymi. Czyli teoretycznie oprogramowanie działa jako usługa w internecie, lecz każda jego instancja jest na tyle niezależna, że można bez problemu zlecić operatorowi różne zmiany, które będą tylko dotyczyły naszego kawałka systemu.
Niestety także w tym przypadku jesteśmy uzależnieni od funkcjonowania innej firmy.
Koszty
Koszty są mocno uzależnione od tego, co chcemy otrzymać.
Jeżeli zdecydujemy się na system typu SaaS, to koszty mogą mieścić się w granicach 50 – 100 zł netto miesięcznie, czasem więcej w zależności od wybranego pakietu.
Inaczej sprawa wygląda z systemami dedykowanymi. Tutaj koszty początkowe mogą wynieść od kilku, do kilkudziesięciu tysięcy złotych, w zależności od wymaganych funkcjonalności. Do tego dochodzą koszty serwera i obsługi technicznej.
Różnica w kosztach jest dla niektórych powalająca, lecz przy większych firmach, jest to jedyny słuszny wybór. O ile mały zakład fryzjerski często nie może sobie pozwolić na dedykowany system, o tyle np. duże kliniki nie mogą sobie pozwolić na ryzyko związane z systemami typu SaaS.
Co wybrać?
Wszystko zależy od potrzeb, jak i od budżetu. Każdą sprawę należy rozpatrywać indywidualnie. To, co dla jednego będzie świetnym rozwiązaniem, dla kogoś innego może być nie do zaakceptowania.
Niezależnie od potrzeb zapraszam do kontaktu. Bez problemu pomogę dobrać odpowiednie rozwiązanie dla Twojej firmy.
Pozdrawiam.
Nowy komentarz